Γενικές πληροφορίες για τον καταγγέλλοντα
Όλοι οι εργαζόμενοι ενθαρρύνονται ρητά να απευθύνονται στον αρμόδιο διευθυντή τους ή στο τμήμα εταιρικής συμμόρφωσης, εάν παρατηρήσουν ασάφειες σχετικά με τους ισχύοντες κανόνες, εάν έχουν ερωτήσεις σχετικά με αυτούς ή εάν παρατηρήσουν ότι κάποιος συμπεριφέρεται με μη συμμορφούμενο ή ανέντιμο τρόπο κατά τη διάρκεια της εργασίας του για την εταιρεία μας ή έναν από τους επιχειρηματικούς μας εταίρους. Αυτό μπορεί να συμβάλει στην αποτροπή μικρών προβλημάτων από το να εξελιχθούν σε μείζονα. Οι ερωτήσεις και οι αναφορές προς τον αρμόδιο διευθυντή ή το τμήμα εταιρικής συμμόρφωσης θα πρέπει πάντα να γίνονται ανοιχτά.
Αυτό το σύστημα καταγγελίας αποτελεί επίσης τη διαδικασία καταγγελιών του γερμανικού νόμου περί δέουσας επιμέλειας στην αλυσίδα εφοδιασμού (για λόγους συντομίας: LkSG). Σκοπός του είναι να δώσει τη δυνατότητα στους ανθρώπους να αναφέρουν κινδύνους για τα ανθρώπινα δικαιώματα και τους περιβαλλοντικούς κινδύνους και παραβιάσεις των ανθρωπίνων δικαιωμάτων ή των περιβαλλοντικών υποχρεώσεων που έχουν προκύψει ως αποτέλεσμα των οικονομικών δραστηριοτήτων της εταιρείας μας στον δικό της επιχειρηματικό τομέα ή ενός άμεσου ή έμμεσου προμηθευτή της εταιρείας μας.
cΥπεύθυνος επικοινωνίας
Θα θέλατε να επικοινωνήσετε μαζί μας προσωπικά ή έχετε ερωτήσεις σχετικά με τη συμμόρφωση και ψάχνετε πληροφορίες σχετικά με πιθανές παραβιάσεις συμμόρφωσης; Είμαστε εδώ για να σας βοηθήσουμε. Λάβετε υπόψη ότι δεν εγγυόμαστε πλήρως για το απόρρητο όταν επικοινωνείτε απευθείας μαζί μας.
Απευθείας επικοινωνία με το Τμήμα Εταιρικής Συμμόρφωσης της BayWa r.e. A.G
Τι θέλουμε να επιτύχουμε με το σύστημα καταγγελιών;
Προτιμούμε την ανοιχτή επικοινωνία. Το πρώτο σημείο επαφής γι' αυτό είναι η διοίκηση. Ωστόσο, οι εργαζόμενοι μπορούν επίσης να επικοινωνούν ανά πάσα στιγμή με το τμήμα εταιρικής συμμόρφωσης για ερωτήσεις ή πληροφορίες.
Εάν το άτομο που παρέχει τις πληροφορίες δεν επιθυμεί να αποκαλύψει την ταυτότητά του, θα δεχτούμε επίσης ανώνυμες ερωτήσεις ή πληροφορίες.
Ερευνούμε όλες τις αναφορές και δεν ανεχόμαστε καμία διάκριση σε βάρος των ατόμων που μας αναφέρουν πληροφορίες. Αυτό ισχύει επίσης εάν, κατά την προσεκτικότερη εξέταση, οι πληροφορίες που παρέχονται δεν αποδεικνύονται δικαιολογημένες, εκτός εάν οι πληροφορίες αυτές περιέχουν σκόπιμα ή από βαριά αμέλεια εσφαλμένες πληροφορίες. Εάν παρέχετε μια ανώνυμη πληροφορία, δεν υπάρχει τεχνική δυνατότητα ταυτοποίησής σας, εκτός εάν οι ίδιες οι πληροφορίες σας επιτρέπουν την εξαγωγή συμπερασμάτων για εσάς.
Για ποιο λόγο μπορούν οι εργαζόμενοι, οι προμηθευτές και τα θιγόμενα πρόσωπα στην αλυσίδα εφοδιασμού μας να χρησιμοποιήσουν το σύστημα καταγγελίας;
Ο καταγγέλλων μπορεί να χρησιμοποιήσει το σύστημα καταγγελίας για να υποβάλει ηλεκτρονική αναφορά στην εταιρεία.
- άμεσες ερωτήσεις σχετικά με τις κατευθυντήριες γραμμές και τα θέματα συμμόρφωσης ή
- Παρέχουν ενδείξεις για γεγονότα που παραπέμπουν σε πιθανές παραβάσεις κανόνων ή ανεντιμότητα (π.χ. διαφθορά, παραβίαση ανθρωπίνων δικαιωμάτων ή περιβαλλοντικών κανονισμών) από την εταιρεία ή τους υπαλλήλους της, καθώς και για αδυναμίες της διαδικασίας, περιοχές κινδύνου που δεν είχαν αναγνωριστεί προηγουμένως ή ευκαιρίες βελτίωσης.
- Να αναφέρουμε ενδείξεις για κινδύνους για τα ανθρώπινα δικαιώματα και τους περιβαλλοντικούς κινδύνους και για παραβιάσεις των ανθρωπίνων δικαιωμάτων ή των περιβαλλοντικών υποχρεώσεων στην αλυσίδα εφοδιασμού μας.
Γιατί το σύστημα μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο για ερωτήσεις όσο και για κοινοποιήσεις;
Η ακεραιότητά μας και η τήρηση των κανόνων αφορά όλους. Σε σοβαρές περιπτώσεις, οι παραβιάσεις των κανόνων και η ανεντιμότητα μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο ολόκληρη την εταιρεία ή μεμονωμένες θέσεις εργασίας. Για το λόγο αυτό, κάθε εργαζόμενος οφείλει να έχει τα μάτια του ανοιχτά, να αντιμετωπίζει τυχόν ανωμαλίες που υποδηλώνουν παραβίαση των κανόνων ή ανεντιμότητα και να ζητά συμβουλές αν δεν είναι σίγουρος για τη δική του συμπεριφορά ή τη συμπεριφορά των συναδέλφων του.
Στόχος μας είναι να αναγνωρίσουμε τις πιθανές αδυναμίες σε πρώιμο στάδιο, ώστε να μπορέσουμε να προβούμε εγκαίρως σε βελτιώσεις. Το πώς και με ποια μορφή φτάνουν οι σχετικές πληροφορίες σε εμάς είναι τελικά άσχετο. Επομένως, μια ερώτηση μπορεί επίσης να υποδεικνύει την ανάγκη βελτίωσης.
Τι συμβαίνει με την έρευνά μου ή το φιλοδώρημά μου;
Το ερώτημά σας ή η πληροφορία λαμβάνεται πρώτα από τον "χειριστή της υπόθεσης". Η λειτουργία αυτή εκτελείται από το Τμήμα Εταιρικής Συμμόρφωσης και το Τμήμα Προσωπικού.
Ο χειριστής της υπόθεσης θα προβεί πρώτα σε αξιολόγηση,
- αν πρόκειται για μια συμβουλευτική ερώτηση που μπορεί να απαντηθεί άμεσα και να σας δώσει την αντίστοιχη απάντηση μέσω του καναλιού επικοινωνίας που έχετε επιλέξει. Σε μεμονωμένες περιπτώσεις, μπορεί να χρειαστεί ο χειριστής της υπόθεσης να κάνει περαιτέρω ερωτήσεις προκειμένου να κατανοήσει σωστά και να απαντήσει στην ερώτησή σας.
- αν αποτελεί ένδειξη πιθανών παραπτωμάτων, αδυναμιών ή ευκαιριών βελτίωσης που απαιτούν περαιτέρω διερεύνηση. Το άτομο που χειρίζεται την υπόθεση θα δρομολογήσει τα κατάλληλα περαιτέρω μέτρα σύμφωνα με τις διαδικασίες που προβλέπονται για το σκοπό αυτό στην εταιρεία.
Πώς προστατεύομαι όταν δίνω μια πληροφορία ή κάνω ένα ερώτημα;
Η ανταλλαγή πληροφοριών μέσω του συστήματος καταγγελίας γίνεται εξ ολοκλήρου σε κρυπτογραφημένη μορφή. Δεν είναι δυνατή η προβολή του περιεχομένου από μη εξουσιοδοτημένα άτομα.
Πρώτον, μπορείτε να επιλέξετε να παραμείνετε ανώνυμοι ή να δώσετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας κατά την υποβολή της ερώτησης ή του σχολίου σας. Εάν επιθυμείτε να παραμείνετε ανώνυμοι, δεν υπάρχει τρόπος να σας αναγνωρίσουμε, εκτός εάν τα στοιχεία σας μας επιτρέπουν να σας αναγνωρίσουμε.
Ο πληροφοριοδότης υπόκειται στις ειδικές διατάξεις προστασίας του νόμου περί προστασίας των πληροφοριοδοτών, υπό την προϋπόθεση ότι ο πληροφοριοδότης είχε εύλογους λόγους να πιστεύει κατά τον χρόνο της αναφοράς ότι οι πληροφορίες που ανέφερε είναι αληθείς και οι πληροφορίες αφορούν παραβάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του νόμου περί προστασίας των πληροφοριοδοτών (ποινικά αδικήματα, ορισμένες διοικητικές παραβάσεις), ή ο πληροφοριοδότης είχε εύλογους λόγους να πιστεύει ότι αυτό συνέβαινε κατά τον χρόνο της αναφοράς ή της αποκάλυψης.
Το πρόσωπο που παρέχει τις πληροφορίες δεν προστατεύεται εάν οι πληροφορίες περιέχουν ανακριβείς πληροφορίες εκ προθέσεως ή από βαριά αμέλεια (ψευδής αναφορά). Στην περίπτωση αυτή, το πρόσωπο που παρέχει τις πληροφορίες υποχρεούται να αποκαταστήσει τη ζημία που υπέστη (άρθρο 38 HinSchG).
Πώς μπορώ να επικοινωνήσω με το πρόσωπο που χειρίζεται την υπόθεση ή να λάβω πληροφορίες σχετικά με την έκβαση της διαδικασίας;
Αν θέλετε να λάβετε απάντηση στην ερώτηση ή τη σημείωσή σας χωρίς να αποκαλύψετε την ταυτότητά σας, τσεκάρετε το πλαίσιο "Επιτρέπονται ερωτήματα" στην οθόνη εισαγωγής. Το σύστημα θα αντιστοιχίσει ένα "κουπόνι" που σχετίζεται με τη διαδικασία στο ερώτημά σας. Θα σας ζητηθεί επίσης να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης. Η απάντηση στην ερώτηση ή τη σημείωσή σας θα σας δοθεί ψηφιακά, ώστε να μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτήν με τον κωδικό πρόσβασής σας και το "κουπόνι διαδικασίας". Εάν χάσετε αυτά τα δεδομένα πρόσβασης, η πρόσβαση δεν είναι πλέον δυνατή. Σε μια τέτοια περίπτωση, θα πρέπει να εισαγάγετε μια νέα σημείωση.
Το πρόσωπο που χειρίζεται την υπόθεση θα σας ενημερώσει για την περαιτέρω πορεία των γεγονότων μετά την επανεξέταση, στο βαθμό που αυτό είναι νομικά δυνατό. Εάν δεν επιλέξετε το πεδίο "Allow queries", δεν θα είναι δυνατή η ενημέρωσή σας.
Έχω επίσης τη δυνατότητα να υποβάλλω αρχεία ή εικόνες με σημείωση;
Ναι, είναι δυνατή η επισύναψη αρχείων ή εικόνων σε μια σημείωση ή ένα ερώτημα. Για λόγους ασφαλείας, ωστόσο, επιτρέπονται μόνο ορισμένες μορφές αρχείων (PDF ή εικόνες).
Λάβετε υπόψη ότι τα αρχεία ή οι εικόνες περιέχουν συνήθως κρυφά δεδομένα (τα λεγόμενα μεταδεδομένα), τα οποία μπορεί να περιέχουν πληροφορίες σχετικά με τον δημιουργό του αρχείου ή, στην περίπτωση των εικόνων, συχνά και τις συντεταγμένες της τοποθεσίας όπου τραβήχτηκε η εικόνα. Εάν θέλετε να προστατεύσετε την ανωνυμία σας, θα πρέπει να διαγράψετε αυτά τα μεταδεδομένα. Αν χρειάζεστε βοήθεια για αυτό, μπορείτε να βρείτε απλές οδηγίες στο Διαδίκτυο.
Θα λάβω επιβεβαίωση παραλαβής;
Τι πρέπει να κάνω αν θέλω να συναντηθούμε από κοντά;
Εάν επιθυμείτε προσωπική συνάντηση, παρακαλούμε σημειώστε το πλαίσιο "Ζητείται προσωπική συνάντηση" και το πλαίσιο "Επιτρέπονται ερωτήματα", ώστε ο χειριστής της υπόθεσης να επικοινωνήσει μαζί σας για να συμφωνήσει τις λεπτομέρειες. Παρακαλούμε περιγράψτε εν συντομία στο πεδίο εισαγωγής πού και πώς είναι δυνατή η προσωπική συνάντηση μαζί σας.
Τι γίνεται αν η ερώτηση ή το σχόλιό μου αφορά μια κατάσταση στην οποία εγώ ο ίδιος έχω παραβιάσει τους κανόνες ή έχω ενεργήσει ανέντιμα;
Εάν η ερώτησή σας ή η πληροφορία σας οδηγήσει στην ανακάλυψη παράβασης των κανόνων και των κανονισμών και ενοχοποιηθείτε, αυτό δεν σας προστατεύει από τα κατάλληλα μέτρα βάσει της εργατικής νομοθεσίας ή, ενδεχομένως, από τις συνέπειες βάσει της ποινικής νομοθεσίας. Κατά τη λήψη απόφασης σχετικά με αυτό, ωστόσο, μπορεί να ληφθεί υπόψη η συμβολή που έχει κάνει κάποιος στη διευκρίνιση των παραβάσεων των κανόνων και στην αποτροπή περαιτέρω κινδύνων με την παροχή πληροφοριών από τον ίδιο.
Θα αποθηκευτεί το ερώτημα ή το σχόλιό μου;
Ναι.
Το σύστημα καταγγελιών αποθηκεύει τις πληροφορίες που παρέχετε καθώς και μια αξιολόγηση της σημασίας της αναφοράς. Επιπλέον, το σύστημα αποθηκεύει επίσης την επικοινωνία μαζί σας, τις σημειώσεις επεξεργασίας του ατόμου που επεξεργάζεται την υπόθεση και τυχόν μέτρα που λαμβάνονται ή συμπεράσματα που εξάγονται κατά την περαιτέρω πορεία της επεξεργασίας.
Εφόσον γίνεται επεξεργασία προσωπικών δεδομένων, η επεξεργασία τους γίνεται μόνο σύμφωνα με τους κανονισμούς προστασίας δεδομένων. Η αυτοματοποιημένη διαβίβαση των αποθηκευμένων δεδομένων δεν προβλέπεται τεχνικά και δεν πραγματοποιείται.
Θα ενημερωθούν οι επηρεαζόμενοι υπάλληλοι για την έρευνα ή την πληροφορία μου;
Μπορεί ο αρμόδιος για μένα διαχειριστής να δει το αίτημά μου ή τις πληροφορίες μου, αν επιμένει;
Όχι.
Τόσο το άτομο που χειρίζεται το ερώτημα ή την πληροφορία σας όσο και οι υπηρεσίες της εταιρείας που εμπλέκονται στην περαιτέρω επεξεργασία υποχρεούνται να τηρούν το απόρρητο. Αυτό σημαίνει επίσης ότι κανένα πρόσωπο που δεν είναι υπεύθυνο για την επεξεργασία της ερώτησης ή της πληροφορίας ή των αποτελεσμάτων οποιασδήποτε σχετικής έρευνας δεν μπορεί να έχει πρόσβαση σε αυτά.
Θα πρέπει να περιμένω να ερευνηθεί η υπόθεση ως αποτέλεσμα της έρευνας ή της πληροφορία μου;
Ναι.
Η εταιρεία υποχρεούται να διερευνά όλες τις εικαζόμενες παραβιάσεις της συμμόρφωσης με τον κατάλληλο τρόπο. Για το λόγο αυτό, διενεργούνται οι απαραίτητοι έλεγχοι σε περίπτωση ενδείξεων παραπτωμάτων, αδυναμιών ή ευκαιριών βελτίωσης και, εάν είναι απαραίτητο, επίσης σε περίπτωση αιτημάτων για συμβουλές. Διαφορετικά, η πληροφορία σας θα έβγαινε στο κενό.
Εάν παράσχετε λεπτομερέστερες πληροφορίες σχετικά με τα πραγματικά περιστατικά της υπόθεσης ή επισυνάψετε έγγραφα στην κοινοποίησή σας, θα πρέπει να γνωρίζετε ότι αυτό μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την αποκάλυψη της ταυτότητάς σας.
Μπορούν τρίτα μέρη, όπως εξωτερικές ερευνητικές αρχές, να δουν την έρευνά μου ή τις πληροφορίες ή τα αποτελέσματα περαιτέρω ερευνών;
Ναι.
Οι κρατικές αρχές έχουν πρόσβαση σε όλες τις πληροφορίες που διαθέτει η εταιρεία στο πλαίσιο των ερευνητικών τους αρμοδιοτήτων. Κατά τη διάρκεια των ερευνών, μπορούν να ζητήσουν την παράδοση όλων των εγγράφων που κατέχει η εταιρεία σχετικά με ένα συγκεκριμένο περιστατικό βάσει δικαστικών αποφάσεων και να διενεργήσουν έρευνες.
Σε μεμονωμένες περιπτώσεις, αυτό περιλαμβάνει επίσης τις πληροφορίες που είναι διαθέσιμες στο σύστημα καταγγελιών για μια συγκεκριμένη διαδικασία.
Ποια είναι η σχέση με τα "εξωτερικά κέντρα αναφοράς";
Τα άτομα που προτίθενται να αναφέρουν πληροφορίες σχετικά με παραβίαση των κανονισμών που καλύπτονται από τον νόμο περί προστασίας των πληροφοριοδοτών μπορούν να επιλέξουν αν θα επικοινωνήσουν με ένα εσωτερικό κέντρο αναφοράς της εταιρείας (δηλαδή μέσω αυτού του συστήματος αναφοράς) ή με ένα εξωτερικό κέντρο αναφοράς. Η ομοσπονδιακή κυβέρνηση έχει δημιουργήσει ένα γραφείο για εξωτερικές αναφορές στο Ομοσπονδιακό Γραφείο Δικαιοσύνης (εισάγετε τον σύνδεσμο μόλις είναι διαθέσιμος).
Εάν μια εσωτερικά αναφερθείσα παραβίαση δεν έχει αποκατασταθεί, ο καταγγέλλων έχει τη δυνατότητα να επικοινωνήσει με ένα εξωτερικό κέντρο αναφοράς.
Ωστόσο, για να μπορέσει να ξεκινήσει η επεξεργασία των αναφορών το συντομότερο δυνατό, παρακαλείστε να επικοινωνήσετε πρώτα με το εσωτερικό κέντρο αναφορών.