Allgemeine Informationen für die hinweisgebende Person
Alle Beschäftigten sind ausdrücklich ermutigt, ihre zuständige Führungsperson oder Corporate Compliance anzusprechen, wenn sie Unklarheiten hinsichtlich der geltenden Regeln feststellen, dazu Fragen haben oder bemerken, dass sich jemand im Rahmen seiner Tätigkeit für unser Unternehmen oder einer unserer Geschäftspartner nicht regelkonform oder unredlich verhält. Das kann dazu beitragen, dass aus kleinen Problemen keine großen werden. Fragen und Hinweise an die zuständige Führungsperson oder Corporate Compliance sollten grundsätzlich offen erfolgen.
Dieses Hinweisgebersystem stellt auch das Beschwerdeverfahren des deutschen Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (kurz „LkSG“) dar. Damit soll es Personen ermöglicht werden, auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln unseres Unternehmens im eigenen Geschäftsbereich oder eines unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferers unseres Unternehmens entstanden sind.
Ansprechpartner
Sie möchten persönlich mit uns in Kontakt treten oder haben Fragen hinsichtlich Compliance und Hinweisen zu möglichen Compliance-Verstößen? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Bitte berücksichtigen Sie, dass bei der direkten Kontaktaufnahme die Vertraulichkeit nicht vollständig gewährleistet werden kann.
Direkter Kontakt zu Corporate Compliance – BayWa r.e. AG
Was wollen wir mit dem Hinweisgebersystem erreichen?
Wir bevorzugen eine offene Kommunikation. Erste Ansprechpartner hierfür sind die Führungskräfte. Beschäftigte können sich mit Fragen oder Hinweisen aber auch jederzeit an Corporate Compliance wenden.
Wenn die hinweisgebende Person ihre Identität nicht offenlegen möchte, akzeptieren wir auch anonyme Fragen oder Hinweise.
Wir gehen allen Hinweisen nach und dulden keinerlei Benachteiligung von Personen, die Hinweise an uns melden. Dies gilt auch dann, wenn sich Hinweise bei näherer Prüfung nicht als gerechtfertigt erweisen, es sei denn, solche Hinweise enthalten vorsätzliche oder grob fahrlässige unrichtige Informationen. Wenn Sie einen anonymen Hinweis geben, besteht keine technische Möglichkeit, Sie zu identifizieren, sofern nicht Ihre Angaben selbst einen Rückschluss auf Sie zulassen.
Wozu können Beschäftigte, Lieferanten und betroffene Personen unserer Lieferkette das Hinweisgebersystem nutzen?
Die hinweisgebende Person kann mit Hilfe des Hinweisgebersystems an das Unternehmen online
- Anfragen zu Compliance Richtlinien und - Fragestellungen richten oder
- Hinweise auf Sachverhalte geben, die auf mögliche Regelverletzungen oder Unredlichkeiten (z.B. Korruption, Verletzung von Menschenrechten oder Umweltvorschriften) durch das Unternehmen oder dessen Mitarbeitende hinweisen, ebenso auf Schwächen im Verfahren, bislang nicht erkannte Risikofelder oder Verbesserungsmöglichkeiten.
- Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten in unserer Lieferkette mitteilen.
Warum kann das System sowohl für Anfragen als auch für Hinweise genutzt werden?
Unsere Integrität und Regeltreue geht jeden an. Regelverstöße und Unredlichkeiten können in schwerwiegenden Fällen das ganze Unternehmen oder einzelne Arbeitsplätze gefährden. Deshalb ist jede beschäftigte Person gehalten, die Augen offenzuhalten, Auffälligkeiten, die auf Regelverstöße oder Unredlichkeiten hindeuten anzusprechen und bei Unklarheiten über das eigene Verhalten oder das ihrer Kolleginnen oder Kollegen um Rat zu fragen.
Unser Ziel ist es, potenzielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig für Verbesserungen sorgen zu können. Auf welchem Weg und in welcher Form uns hierzu zweckdienliche Informationen erreichen, ist letztlich unerheblich. Deshalb kann auch eine Frage Verbesserungsbedarf aufzeigen.
Was geschieht mit meiner Anfrage oder meinem Hinweis?
Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis geht zunächst bei dem Fallbearbeiter ein. Diese Funktion wird von Corporate Compliance und Corporate HR der BayWa r.e. AG wahrgenommen.
Der Fallbearbeiter wird zunächst beurteilen,
- ob es sich um eine Beratungsfrage handelt, die sofort beantwortet werden kann und Ihnen eine entsprechende Antwort auf dem von Ihnen gewählten Kommunikationsweg zukommen lassen. Im Einzelfall kann es erforderlich sein, dass der Fallbearbeiter weitere Nachfragen stellt, um Ihre Frage richtig verstehen und beantworten zu können.
- ob es sich um einen Hinweis auf mögliches Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten handelt, der weiter untersucht werden muss. Der Fallbearbeiter wird in Übereinstimmung mit den hierfür im Unternehmen vorgesehenen Verfahren die zweckdienlichen weiteren Maßnahmen veranlassen.
Wie bin ich geschützt, wenn ich einen Hinweis gebe oder eine Anfrage mache?
Der Austausch von Informationen über das Hinweisgebersystem erfolgt vollständig in verschlüsselter Form. Eine Einsichtnahme in den Inhalt durch Unbefugte ist ausgeschlossen.
Zunächst können Sie bei Ihrer Frage oder Ihrem Hinweis die Möglichkeit wählen, anonym zu bleiben oder Ihre Kontaktdaten angeben. Wenn Sie anonym bleiben wollen, besteht keine Möglichkeit, Sie zu identifizieren, sofern nicht Ihre Angaben selbst einen Rückschluss auf Sie zulassen.
Die hinweisgebende Person unterliegt den besonderen Schutzregelungen des Hinweisgeberschutzgesetzes, sofern die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die von ihr gemeldeten Informationen der Wahrheit entsprechen, und die Informationen Verstöße betreffen, die in den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes fallen (Straftaten, bestimmten Ordnungswidrigkeiten), oder die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung oder Offenlegung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall sei.
Die hinweisgebende Person wird nicht geschützt, wenn der Hinweis vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen umfasst (Falschmeldung). In diesem Fall ist die hinweisgebende Person zum Ersatz des entstandenen Schadens verpflichtet (§ 38 HinSchG).
Wie kann ich mit dem Fallbearbeiter kommunizieren oder Informationen über den Verfahrensausgang erhalten?
Wenn Sie eine Antwort auf Ihre Frage oder Hinweis wünschen, ohne Ihre Identität offenzulegen, kreuzen Sie in der Eingabemaske das Feld „Rückfragen zulassen“ an. Das System teilt Ihrer Anfrage einen vorgangsbezogenen „Token“ zu. Sie werden weiterhin aufgefordert, ein Passwort festzulegen. Die Antwort auf Ihre Frage oder Ihren Hinweis wird digital bereitgestellt, so dass Sie mit Ihrem Passwort und dem „Vorgangs-Token“ darauf Zugriff haben. Sollten Sie diese Zugangsdaten verlieren, ist ein Zugriff nicht mehr möglich. In einem solchen Fall müssen Sie einen neuen Hinweis eingeben.
Der Fallbearbeiter wird Sie nach erfolgter Überprüfung über den weiteren Verlauf informieren, sofern dies rechtlich möglich ist. Wenn Sie das Feld „Rückfragen zulassen“ nicht auswählen, ist eine Information an Sie nicht möglich.
Habe ich auch die Möglichkeit, Dateien oder Bilder mit einem Hinweis zu übermitteln?
Ja, es besteht die Möglichkeit, einem Hinweis oder einer Anfrage Dateien oder Bilder beizufügen. Aus Sicherheitsgründen sind allerdings nur bestimmte Dateiformate zugelassen (PDF oder Bildformate).
Beachten Sie hierbei, dass Dateien oder Bilder in der Regel verborgene Daten enthalten (sogenannte Meta-Daten), in denen Informationen über den Ersteller der Datei enthalten sein können oder bei Bildern oftmals auch die Koordinaten des Ortes, an dem das Bild gemacht wurde. Wenn Sie Ihre Anonymität schützen wollen, sollten Sie diese Meta-Daten löschen. Falls Sie hierzu Hilfe benötigen, finden Sie im Internet einfache Anleitungen dazu.
Erhalte ich eine Eingangsbestätigung?
Das Hinweisgebersystem übermittelt Ihnen sofort eine Eingangsbestätigung, sobald Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis beim Server angekommen ist.
Was muss ich tun, wenn ich ein persönliches Treffen wünsche?
Wenn Sie ein persönliches Treffen wünschen, kreuzen Sie bitte das Feld „Persönliches Treffen gewünscht“ an und ebenfalls das Feld „Rückfragen zulassen“, damit der Fallbearbeiter sich mit Ihnen zur Abstimmung der Einzelheiten in Verbindung setzen kann. Bitte beschreiben Sie kurz in dem Eingabefeld, wo und auf welche Weise ein persönliches Treffen mit Ihnen möglich ist.
Was ist, wenn sich meine Frage oder mein Hinweis auf einen Sachverhalt beziehen, bei dem ich selbst gegen Regeln verstoßen oder unredlich gehandelt habe?
Wenn Ihre Frage oder Ihr Hinweis zur Aufdeckung eines Regelverstoßes dazu führen sollte, dass Sie sich selbst belasten, schützt Sie das nicht vor den dann angemessenen arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder gegebenenfalls auch strafrechtlichen Folgen. Bei der Entscheidung hierüber kann aber der Beitrag berücksichtigt werden, den jemand durch eigene Informationen selbst zur Aufklärung von Regelverstößen und zur Verhinderung weiterer Risiken geleistet hat.
Wird meine Anfrage oder mein Hinweis gespeichert?
Ja.
Im Hinweisgebersystem werden die von Ihnen gemachten Mitteilungen gespeichert, ebenso eine Einschätzung der Bedeutung des Hinweises. Darüber hinaus erfolgt im System auch eine Speicherung der Kommunikation mit Ihnen, der Bearbeitungsvermerke der Fallbearbeiter sowie der ggf. im weiteren Verlauf der Bearbeitung erfolgten Maßnahmen oder Schlussfolgerungen.
Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt eine Verarbeitung nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Eine automatisierte Weitergabe der gespeicherten Daten ist technisch nicht vorgesehen und erfolgt nicht.
Werden betroffene Beschäftigte über meine Anfrage oder meinen Hinweis informiert?
Ja.
Dies erfolgt einerseits, sofern dies grundsätzlich rechtlich geboten ist und andererseits auch aus Gründen der Fairness, da wir gegenüber unseren Mitarbeitenden mit offenen Karten spielen.
Kann die für mich zuständige Führungsperson Einsicht in meine Anfrage oder meinen Hinweis nehmen, wenn sie darauf drängt?
Nein.
Sowohl der Fallbearbeiter Ihrer Anfrage oder Ihres Hinweises als auch die gegebenenfalls zur weiteren Bearbeitung eingeschalteten Stellen im Unternehmen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Dies beinhaltet auch, dass keine Person, die nicht mit der Bearbeitung beauftragt ist, in die Anfrage, den Hinweis oder diesbezügliche Rechercheergebnisse Einblick nehmen darf.
Muss ich mit Nachforschungen aufgrund meiner Anfrage oder meines Hinweises rechnen?
Ja.
Das Unternehmen ist verpflichtet, allen behaupteten Compliance-Verstößen in angemessener Weise nachzugehen. Deshalb werden bei Hinweisen auf Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten, ggf. auch bei Beratungsanfragen, die erforderlichen Überprüfungen vorgenommen. Ansonsten würde Ihr Hinweis ins Leere gehen.
Wenn Sie nähere Angaben zum Sachverhalt machen oder Ihrer Mitteilung Dokumente beifügen, sollten Sie sich deshalb darüber bewusst sein, dass dies im Ergebnis dazu führen kann, dass Ihre Identität aufgedeckt werden kann.
Können Dritte, wie z.B. externe Ermittlungsbehörden Einsicht in meine Anfrage oder Hinweis oder in das Ergebnis weiterer Recherchen nehmen?
Ja.
Staatliche Behörden haben im Rahmen ihrer Ermittlungsbefugnisse Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Diese können im Rahmen von Ermittlungsverfahren aufgrund richterlicher Beschlüsse die Herausgabe sämtlicher Unterlagen verlangen, die im Unternehmen zu einem bestimmten Vorfall vorhanden sind und auch Durchsuchungshandlungen vornehmen.
Hierzu gehören im Einzelfall auch die im Hinweisgebersystem zu einem bestimmten Vorgang vorhandenen Informationen.
Wie ist das Verhältnis zu den „externen Meldestellen“?
Personen, die beabsichtigen, Informationen zu melden über einen Verstoß gegen die Regelungen, die vom Hinweisgeberschutzgesetz umfasst werden, können wählen, ob sie sich an eine interne Meldestelle des Unternehmens (also über dieses Hinweisgebersystem) oder eine externe Meldestelle wenden. Der Bund hat beim Bundesamt für Justiz eine Stelle für externe Meldungen errichtet.
Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.
Um die Bearbeitung zu Hinweisen jedoch möglichst umgehend einleiten zu können, bitten wir Sie, sich zunächst an die interne Meldestelle zu wenden.