Ogólne informacje dla osób zgłaszających nieprawidłowości
Wszystkich zatrudnionych wyraźnie zachęca się do rozmowy ze swoim odpowiednim kierownikiem lub Corporate Compliance, jeśli stwierdzą niejasności na temat obowiązujących reguł, mają w tym zakresie jakiekolwiek pytania lub zauważą, że ktoś zachowuje się niewłaściwie lub nieuczciwie w ramach wykonywania swojej czynności na rzecz naszej firmy lub jednego z naszych partnerów biznesowych. Może to przyczynić się do tego, że z małych problemów nie powstaną duże. Pytania i zgłoszenia kierowane do odpowiedniego kierownika lub Corporate Compliance z reguły należy kierować otwarcie.
Ten system zgłaszania nieprawidłowości stanowi również procedurę wnoszenia skarg niemieckiej ustawy o należytej staranności w łańcuchu dostaw (w skrócie „LkSG“). Ma on na celu umożliwienie osobom wskazania zagrożeń dla praw człowieka i środowiska, jak również naruszeń praw człowieka lub obowiązków środowiskowych, które powstały w wyniku działalności gospodarczej naszej firmy w ramach własnej działalności lub działalności bezpośredniego lub pośredniego dostawcy naszej firmy.
Osoba do kontaktu
Chcesz skontaktować się z nami osobiście lub masz pytania dotyczące zgodności i informacji o potencjalnych naruszeniach przepisów compliance? Chętnie pomożemy. Proszę jednak pamiętać, że nie można zagwarantować pełnej poufności, jeżeli skontaktujesz się z nami bezpośrednio.
Bezpośredni kontakt do działu Corporate Compliance – BayWa r.e. AG
Co chcemy osiągnąć dzięki systemowi zgłaszania nieprawidłowości?
Preferujemy otwartą komunikację. Pierwszym punktem kontaktowym jest w tym zakresie kadra kierownicza. Osoby zatrudnione mogą również w dowolnym momencie skontaktować się z Corporate Compliance z pytaniami lub ze zgłoszeniami. Jeśli osoby zgłaszające nie chcą ujawniać swojej tożsamości, przyjmujemy również anonimowe pytania lub zgłoszenia.
Śledzimy wszystkie informacje i nie tolerujemy żadnej dyskryminacji osób, które przekazują nam zgłoszenia. Dotyczy to również przypadków, gdy przy bliższym sprawdzeniu zgłoszenia okażą się nieuzasadnione, chyba że zawierają one celowe lub w wyniku rażącego zaniedbania nieprawidłowe informacje. W przypadku dostarczenia anonimowej informacji nie ma technicznej możliwości zidentyfikowania Cię, chyba że Twoje dane pozwalają na wyciągnięcie wniosków na Twój temat.
Do czego osoby zatrudnione, dostawcy i osoby zainteresowane naszego łańcucha dostaw mogą wykorzystać system zgłaszania nieprawidłowości?
Osoba zgłaszająca może skontaktować się z firmą online za pomocą systemu zgłaszania nieprawidłowości
- Zapytania dotyczące wytycznych i kwestii dotyczących zgodności lub
- Zgłaszanie faktów wskazujących na możliwe naruszenia zasad lub nieuczciwość (np. korupcję, naruszenie praw człowieka lub przepisów dotyczących ochrony środowiska) ze strony firmy lub osób współpracujących, a także słabości procesu, wcześniej nierozpoznane obszary ryzyka lub możliwości ulepszenia.
- Zgłaszanie zagrożeń dla praw człowieka i środowiska oraz naruszeniach praw człowieka lub zobowiązań środowiskowych w naszym łańcuchu dostaw.
Dlaczego system można wykorzystywać zarówno do zapytań jak i zgłoszeń?
Nasza integralność i przestrzeganie zasad dotyczą każdego. Naruszenia zasad i nieuczciwość mogą w niektórych ciężkich przypadkach stanowić zagrożenie dla całego przedsiębiorstwa lub poszczególnych miejsc pracy. Dlatego każda osoba zatrudniona jest zobowiązana mieć oczy otwarte, reagować na nieprawidłowości wskazujące na naruszenie zasad lub nieuczciwość i prosić o radę w razie niejasności co do własnego zachowania lub zachowania koleżanek i kolegów.
Naszym celem jest jak najwcześniejsze rozpoznanie potencjalnych słabych punktów, aby w porę móc zadbać o ulepszenia. Nieistotne jest przy tym, jaką drogą i w jakiej formie dotrą do nas informacje służące osiągnięciu tego celu. Dlatego pytanie może również wskazywać na potrzebę ulepszenia.
Co dzieje się z moim zapytaniem lub moim zgłoszeniem?
Twoje zapytanie lub Twoje zgłoszenie zostanie najpierw trafia do prowadzącego sprawę. Funkcja ta jest sprawowana przez Corporate Compliance i Corporate HR firmy BayWa r.e. AG.
Prowadzący sprawę najpierw oceni,
- czy chodzi o pytanie do skonsultowania , na które można odpowiedzieć natychmiast i wysłać odpowiednią odpowiedź za pośrednictwem wybranego kanału komunikacji. W indywidualnych przypadkach może być konieczne, aby prowadzący sprawę zadał dalsze pytania, aby móc zrozumieć i poprawnie odpowiedzieć na Twoje pytanie.
- czy chodzi o zgłoszenie możliwego niewłaściwego zachowania, słabych punktów lub możliwości ulepszenia , które muszą być dalej zbadane. Prowadzący sprawę podejmie przydatne dalsze działania zgodnie z procedurami przewidzianymi w firmie.
W jaki sposób jestem chroniony, jeśli dokonam zgłoszenia lub zwrócę się z zapytaniem?
Wymiana informacji za pośrednictwem systemu zgłaszania nieprawidłowości jest całkowicie zaszyfrowana. Wgląd do treści przez osoby nieuprawnione jest wykluczony.
Przede wszystkim w przypadku Twojego pytania lub Twojego zgłoszenia możesz wybrać opcję zachowania anonimowości lub podać swoje dane kontaktowe. Jeśli chcesz zachować anonimowość, nie ma możliwości zidentyfikowania Cię, chyba że Twoje dane pozwalają na wyciągnięcie wniosków na Twój temat.
Osoba zgłaszająca podlega szczególnym przepisom ochrony ustawy o ochronie osób zgłaszających, pod warunkiem, że osoba zgłaszająca miała w chwili zgłoszenia uzasadnione podstawy, aby sądzić, że zgłaszane przez nią informacje są prawdziwe, a informacje dotyczą naruszeń, które wchodzą w zakres ustawy o ochronie osób zgłaszających (czyny karalne, określone przestępstwa), lub osoba zgłaszająca miała w chwili zgłoszenia lub ujawnienia informacji uzasadnione podstawy, aby sądzić, że tak właśnie jest.
Osoba zgłaszająca nie jest chroniona, jeśli informacja celowo lub w wyniku rażącego zaniedbania zawiera nieprawdziwe informacje (fałszywe zgłoszenie). W takim przypadku osoba zgłaszająca jest zobowiązana do naprawienia poniesionej szkody (§ 38 HinSchG).
Jak mogę skontaktować się z prowadzącym sprawę lub uzyskać informacje o wyniku postępowania?
Jeśli życzysz sobie odpowiedzi na Twoje pytanie lub zgłoszenie, bez ujawniania Twojej tożsamości, zaznacz pole „Zezwól na pytania zwrotne” w polu wprowadzania. System przypisuje do Twojego zapytania „token” związany z procesem. W dalszej kolejności będziesz proszony o ustawienie hasła. Odpowiedź na Twoje pytanie lub Twoje zgłoszenie będzie utworzona cyfrowo, tak, że będziesz mieć później do niej dostęp za pomocą hasła i „tokena procesu”. Jeśli utracisz te dane dostępowe, nie będziesz już mieć dostępu. W takim przypadku musisz wprowadzić nowe zgłoszenie.
Prowadzący sprawę poinformuje Cię o dalszych postępach po sprawdzeniu, jeśli będzie to prawnie możliwe. Jeśli nie zaznaczysz pola „Zezwól na pytania zwrotne”, nie będziesz mógł otrzymać informacji.
Czy mam również możliwość przekazywania wraz ze zgłoszeniem plików lub zdjęć?
Tak, istnieje możliwość, aby do zgłoszenia lub zapytania dołączyć pliki lub zdjęcia. Ze względów bezpieczeństwa dozwolone są jednak tylko niektóre formaty plików (PDF lub formaty obrazów).
Ale pamiętaj, że pliki lub zdjęcia zawierają z reguły dane ukryte (tak zwane metadane), w których mogą być zawarte informacje na temat autora pliku albo w przypadku zdjęć także współrzędne miejsca, w którym dane zdjęcie zrobiono. Jeśli chcesz chronić swoją anonimowość, powinieneś skasować te metadane. Jeśli potrzebujesz w tym celu pomocy, w Internecie znajdziesz proste instrukcje
Czy otrzymam potwierdzenie odbioru?
Co muszę zrobić, jeśli życzę sobie osobistego spotkania?
Jeśli życzysz sobie osobistego spotkania, proszę zaznaczyć pole „Pożądane osobiste spotkanie” i jednocześnie „Zezwól na pytania zwrotne”, aby prowadzący sprawę mógł skontaktować się z Tobą w celu uzgodnienia szczegółów. Opisz krótko w polu wprowadzania danych, gdzie i w jaki sposób możliwe jest osobiste spotkanie z Tobą.
Co się stanie, jeśli moje pytanie lub zgłoszenie dotyczy sytuacji, w której sam złamałem zasady lub postąpiłem nieuczciwie?
Jeśli Twoje pytanie lub Twoje zgłoszenie o ujawnieniu naruszenia zasad miałyby prowadzić do oskarżenia Cię, nie uchroni Cię to przed stosownymi środkami z zakresu prawa pracy lub w razie konieczności przed konsekwencjami karnymi. Przy podjęciu decyzji można jednak wziąć pod uwagę wkład, jaki ktoś wniósł poprzez własne informacje w celu wyjaśnienia naruszeń zasad i zapobieżenia dalszemu ryzyku.
Czy moje zapytanie lub moje zgłoszenie zostanie zapisane?
Tak.
W systemie zgłaszania nieprawidłowości zapisane są Twoje doniesienia, również ocena znaczenia zgłoszenia. Ponadto w systemie zapisywane są również informacje o komunikacji z Tobą, adnotacje dotyczące opracowania przez prowadzącego sprawę oraz wszelkie środki lub wnioski, które mogły zostać podjęte w dalszym toku postępowania.
O ile dane osobowe są przy tym przetwarzane, przetwarzanie odbywa się wyłącznie w ramach przepisów o ochronie danych. Automatyczne przekazywanie przechowywanych danych nie jest technicznie zamierzone i nie ma miejsca.
Czy o moim zapytaniu lub zgłoszeniu zostaną poinformowane osoby zatrudnione, których one dotyczą?
Czy odpowiedzialny za mnie kierownik może mieć wgląd do mojego zapytania lub zgłoszenia, jeśli będzie nalegał?
Nie.
Zarówno prowadzący sprawę Twojego zapytania jak i jednostki firmy ewentualnie zaangażowane w dalsze opracowanie sprawy są zobowiązane do poufności. Obejmuje to również to, że wgląd do zapytania, zgłoszenia lub związanych z nim wyników poszukiwania mogą mieć wyłącznie osoby, którym powierzono opracowanie sprawy.
Czy mam się liczyć z dochodzeniem z powodu mojego zapytania lub mojego zgłoszenia?
Tak.
Firma jest zobowiązana do zbadania wszystkich domniemanych naruszeń zgodności we właściwy sposób. W związku z tym w przypadku zgłoszeń niewłaściwego zachowania, słabych punktów lub możliwości ulepszenia, lub zapytań do skonsultowania, zostaną podjęte wymagane kontrole. W przeciwnym razie Twoje zgłoszenie pójdzie na marne.
Jeśli podasz dane dotyczące stanu faktycznego lub załączysz dokumenty do Twojego doniesienia, powinieneś mieć świadomość, że może to ostatecznie doprowadzić do ujawnienia Twojej tożsamości.
Czy strony trzecie, takie jak np. zewnętrzne organy dochodzeniowe, mają wgląd do mojego zapytania lub zgłoszenia lub wyniku dalszego dochodzenia?
Tak.
Organy państwowe w ramach swoich uprawnień dochodzeniowych mają dostęp do wszystkich informacji dostępnych w firmie. W ramach postępowania śledczego opartego na wyrokach sądowych mogą żądać wydania pełnej dokumentacji, która jest dostępna w firmie i dotyczy określonego incydentu, a także mogą przeprowadzić przeszukanie.
Obejmuje to w pojedynczych przypadkach również informacje dostępne w systemie zgłaszania nieprawidłowości na temat konkretnego procesu.
Jaki jest stosunek do „zewnętrznych punktów zgłaszania”?
Osoby, które zamierzają zgłosić informację o naruszeniu przepisów objętych ustawą o ochronie osób zgłaszających nieprawidłowości, mogą wybrać, czy chcą skontaktować się z wewnętrznym punktem zgłaszania (tj. za pośrednictwem niniejszego systemu zgłaszania nieprawidłowości), czy z zewnętrznym punktem zgłaszania. Rząd federalny utworzył biuro ds. zgłoszeń zewnętrznych przy Federalnym Urzędzie Sprawiedliwości.
Jeśli zgłoszone wewnętrznie naruszenie nie zostanie rozpatrzone, osoba zgłaszająca może skontaktować się z zewnętrznym punktem zgłaszania.
Aby jednak móc jak najszybciej rozpocząć rozpatrywanie zgłoszeń, uprzejmie prosimy o skontaktowanie się najpierw z wewnętrznym punktem zgłaszania.