Sistema
de Denuncias

Nuestro sistema de denuncia de BayWa r.e. proporciona a todos los empleados/as y terceros externos un canal de comunicación anónimo y protegido para realizar consultas o consejos sobre cuestiones de cumplimiento y RR. HH.

Para poder garantizar el anonimato total, le rogamos utilice un dispositivo privado en vez de uno de la empresa al presentar su denuncia o consulta.

Información para los denunciantes

Tener un entorno de trabajo respetuoso, protegido y considerado es una de las principales prioridades de BayWa r.e., ya que cualquier forma de mala conducta o acto ilegal se considera inaceptable. Gracias a las denuncias correspondientes sobre posibles conductas indebidas, BayWa r.e. puede combatirlas proactivamente de forma precoz.

 

Nuestro sistema de denuncia proporciona a todos los empleados/as y terceros externos la posibilidad de presentar de forma anónima consultas o denuncias de posibles conductas indebidas en relación con nuestras directrices de cumplimiento o de RR.HH.

 

Se recomienda a todos los denunciantes que se pongan primero en contacto con su supervisor, encargado/a de personal o con el Legal Counsel si perciben confusión sobre las políticas de cumplimiento y RR. Incluso en el caso de que se planteen preguntas a este respecto o haya indicios de una conducta indebida por parte de un empleado de BayWa r.e. o de un socio comercial que contradiga nuestras normas, lo ideal es intentar primero mantener una conversación personal. En aquellos casos en los que la conversación personal no sea una opción, se  recomienda a todos los denunciantes que utilicen el sistema de denuncias como un canal de comunicación anónimo.

¿Qué queremos conseguir con el sistema de denuncias?

El sistema de denuncias ofrece la oportunidad de informar de forma anónima de cualquier incumplimiento de nuestras políticas de cumplimiento aplicables o de cualquier forma de trato desigual, acoso o intimidación. Las denuncias anónima deben presentarse cuando no sea posible la comunicación abierta con los supervisores, el departamento de Recursos Humanos o los responsables de cumplimiento, o cuando una persona no desee revelar su identidad.
 

Se investigarán todas las denuncias y no se producirá ni tolerará ninguna forma de discriminación contra los denunciantes. Esto también se aplicará cuando las notificaciones resulten ser injustificadas tras un examen más detenido, salvo que dicha notificación sea deliberadamente falsa. No será técnicamente posible identificarle mientras la información que proporcione no permita sacar conclusiones sobre su identidad.

¿Para qué se puede utilizar el sistema de denuncia?

Con ayuda del sistema de denuncia puede informar de manera online a BayWa r.e. sobre hechos que se refieran a posibles violaciones de las normas o actos desleales por parte de la empresa y/o sus empleados/as.

¿Por qué se puede utilizar el sistema tanto para las consultas como para las denuncias?

Nuestro objetivo es detectar los posibles puntos débiles en una fase temprana para poder introducir mejoras a tiempo. Al final, es irrelevante por qué medio y de qué forma nos llega la información relevante. Por lo tanto, una pregunta también puede indicar una necesidad de mejora.

¿Qué pasa con mi consulta o mi denuncia?

El gestor o la gestora del caso recibirá su consulta o denuncia para su tramitación. Este es puede ser, según la categoría seleccionada:

  • un/a gestor/a de recursos humanos de la empresa (por ejemplo, para cuestiones como la seguridad laboral, la protección de la salud, la discriminación, el acoso laboral, el comportamiento de los directivos y el comportamiento de los empleados) o
  • un/a encargado/a de cumplimiento de la empresa (por ejemplo, para cuestiones como el fraude, la protección de datos, el robo y la malversación, el control de las exportaciones, etc.).

 

El gestor del caso evaluará entonces

  • si se trata de una pregunta de asesoramiento que puede responderse inmediatamente y proporcionarle una respuesta adecuada a través del canal de comunicación elegido. En cada caso, puede ser necesario que el supervisor del caso haga más preguntas de seguimiento para entender y responder adecuadamente a su pregunta.
  • Si se trata de un indicio de una posible conducta incorrecta, de puntos débiles o de oportunidades de mejora que requieran una investigación más profunda. El supervisor del caso se encargará de que se tomen las medidas adicionales adecuadas de acuerdo con los procedimientos de la empresa para ello.

¿Cómo estoy protegido cuando hago una denuncia o una investigación?

El intercambio de información a través del sistema de denuncia se realiza totalmente de forma encriptada. No es posible que personas no autorizadas vean el contenido.

 

En primer lugar, puede optar por permanecer en el anonimato o facilitar sus datos de contacto cuando envíe su pregunta o consejo. Si decide permanecer en el anonimato, no hay forma de identificarle, a menos que la información que proporcione pueda utilizarse para sacar una conclusión sobre su persona.

 

Si desea una respuesta personal, incluya sus datos de contacto, nombre, número de teléfono, dirección de correo electrónico y función en la empresa en el texto de su consulta. Sus datos personales estarán a disposición del departamento de la empresa que se encargue de su consulta. Trataremos sus datos de contacto de forma confidencial en la medida en que sea legalmente posible.

¿Cómo puedo recibir respuestas o información sobre el resultado del procedimiento sin revelar mi identidad?

Si desea recibir una respuesta a su pregunta o información sin revelar su identidad, marque la casilla "Permitir consultas" en la máscara de entrada. El sistema asignará un "token" transaccional a su solicitud. También se le pedirá que establezca una contraseña. La respuesta a su pregunta o sugerencia se colocará en un "buzón digital", al que podrá acceder posteriormente con su contraseña y el "token de transacción". Si pierde estos datos de acceso, ya no podrá acceder al buzón. En tal caso, tendrá que introducir una nueva referencia.

 

El gestor del caso le informará del curso de acción posterior una vez realizada la comprobación, si es posible. Si no selecciona el campo "Permitir consultas", no será posible informarle.

¿También tengo la opción de enviar archivos o imágenes con una nota?

Sí, es posible adjuntar archivos o imágenes a una notificación o solicitud.

 

Tenga en cuenta que los archivos o imágenes suelen contener datos ocultos (los llamados metadatos), que pueden incluir información sobre el creador del archivo o, en el caso de las imágenes, a menudo las coordenadas del lugar donde se tomó la imagen. Si quiere proteger su anonimato, debes eliminar estos metadatos. Si necesita ayuda con esto, puede encontrar instrucciones sencillas en Internet.

¿Qué tengo que hacer si quiero una reunión personal?

Si desea una reunión presencial, marque la casilla "Reunión presencial solicitada" y también la casilla "Permitir consulta" para que el gestor del caso pueda ponerse en contacto con usted para coordinar los detalles. Por favor, describa brevemente en el cuadro de entrada dónde y cómo es posible una reunión en persona con usted.

¿Y si mi pregunta o referencia se refiere a un asunto en el que yo mismo he infringido las normas o he actuado de forma deshonesta?

Si su pregunta o aviso sobre una infracción de las normas por su parte le lleva a incriminarse, esto no le protege de las acciones que en ese caso correspondan en virtud de la legislación laboral o, en su caso, penal. Sin embargo, a la hora de decidir, se puede tener en cuenta la contribución que alguien haya hecho al esclarecimiento de las infracciones de las normas y a la prevención de nuevos riesgos mediante su propia información.

¿Se guardará mi consulta o mi denuncia?

Sí.

 

El sistema de denuncia almacena la información que usted proporciona, así como una evaluación de la unidad de negocio en cuestión y la importancia de la denuncia. Además, el sistema también almacena la comunicación con usted a través del "buzón digital", las notas de tramitación del supervisor del caso y las medidas adoptadas o las conclusiones extraídas en el curso posterior de la tramitación.

 

En la medida en que se traten datos personales en el proceso, sólo se tratarán en el marco de las disposiciones de la ley de protección de datos. Una transferencia automatizada de los datos almacenados no está técnicamente prevista y no tiene lugar.

¿Se informa a los empleados afectados sobre mi consulta o mi propina?

Por un lado, esto se hace si se exige legalmente y, por otro, por razones de equidad.

¿Puede mi superior inspeccionar mi consulta o denuncia si insiste en ello?

No.
 

Tanto los destinatarios iniciales de su consulta o información como los departamentos de la empresa que puedan participar en el tratamiento posterior están obligados a mantener la confidencialidad. Esto significa también que ninguna persona a la que no se le haya confiado la tramitación de la investigación, el consejo o los resultados de la investigación relacionados con ella puede tener conocimiento de la misma.

¿Tengo que esperar que se realicen investigaciones como resultado de mi investigación o denuncia?

Sí.

 

La empresa tiene la obligación de investigar razonablemente todas las presuntas infracciones. Por lo tanto, si hay indicios de una conducta incorrecta, debilidades u oportunidades de mejora, incluidas las solicitudes de asesoramiento cuando proceda, se llevarán a cabo las comprobaciones necesarias. De lo contrario, su denuncia no llegaría a ninguna parte.

 

Si proporciona información más detallada sobre los hechos del caso o adjunta documentos a su notificación, debe ser consciente de que esto puede dar lugar a que se revele su identidad.

¿Pueden terceras personas, como las autoridades de investigación externas, tener acceso a mi investigación o consejo o al resultado de una investigación posterior?

Sí.

 

Las autoridades gubernamentales tienen acceso a toda la información que posee la empresa en el marco de sus competencias de investigación. En el curso de una investigación, las autoridades pueden exigir, sobre la base de una orden judicial, la entrega de todos los documentos en poder de la empresa relacionados con un incidente específico, y también pueden realizar registros. La empresa puede evitar estas órdenes de incautación o medidas de registro entregando los documentos pertinentes.

 

Esto incluye también la información disponible en el sistema de denuncias sobre un incidente específico.

¿Recibiré un acuse de recibo?

Nuestro sistema de denuncias le enviará un acuse de recibo en cuanto el servidor reciba su consulta o denuncia.

Un sistema de CompCor   © GKMB