Informazioni per gli utenti che effettuano una segnalazione
Un ambiente di lavoro rispettoso, protetto e fondato sulla stima reciproca ha per BayWa r.e. la massima priorità: ogni forma di pratica scorretta o di operato illecito è infatti inaccettabile. Mediante segnalazioni corrispondenti BayWa r.e. è in grado di intervenire per tempo in maniera proattiva.
Il nostro sistema di segnalazione offre a tutti i dipendenti e terzi esterni la possibilità di trasmettere in forma anonima richieste o segnalare eventuali pratiche scorrette rispetto alla nostra compliance o alle direttive Risorse Umane.
Ogni persona che effettua una segnalazione è invitata a rivolgersi innanzitutto a un proprio superiore, a un referente del personale o al Legal Counsel qualora riscontri situazioni poco chiare relative alla compliance o alle direttive Risorse Umane vigenti. Anche in caso di domande a tale riguardo o di segnalazioni relative al comportamento scorretto di un collaboratore BayWa r.e. o di un partner commerciale, che sia contrario alle nostre regole, come prima cosa occorre cercare il dialogo personale. Qualora non sia possibile un colloquio personale, ogni persona che effettua una segnalazione è invitata a utilizzare il sistema di segnalazione come canale di comunicazione anonimo.
Quale obiettivo vogliamo raggiungere con il sistema di segnalazione?
Il sistema di segnalazione offre la possibilità di fare segnalazioni anonime, nel caso in cui le nostre direttive di compliance in vigore non fossero osservate oppure si verifichi una qualsiasi forma di trattamento non equo, molestia o mobbing. Le segnalazioni anonime vanno effettuate quando non è possibile una comunicazione aperta con i superiori, il reparto del personale o gli incaricati della compliance oppure una persona non intenda rendere nota la propria identità.
Verrà dato seguito a tutte le segnalazioni e non avverrà né verrà tollerata alcuna forma di pregiudizio a danno della persona che effettua la segnalazione. Ciò avviene anche nel caso in cui le segnalazioni, una volta analizzate, dovessero risultare ingiustificate, salvo che una simile segnalazione errata sia stata volutamente effettuata. Sul piano tecnico non è possibile identificare la singola persona fintanto che i dati da essa resi non consentano di risalire alla sua identità.
Per quale finalità può essere utilizzato il sistema di segnalazione?
Perché il sistema può essere usato sia per le richieste che per le segnalazioni?
Che cosa succede quando viene fatta una domanda o si inoltra una segnalazione?
Le vostre domande o segnalazioni pervengono per l’elaborazione a un consulente che si occuperà del caso, che potrà essere, in base alla categoria selezionata:
- un manager delle Risorse Umane (ad es. per tematiche quali sicurezza sul lavoro, tutela della salute, discriminazione, mobbing, comportamento dei dirigenti e dei dipendenti) dell’azienda o
- un incaricato della compliance dell’azienda (ad es. per tematiche quali truffa, protezione dei dati, furto e appropriazione indebita, controllo delle esportazioni, ecc.).
Tale consulente valuterà quindi se:
- si tratta di una domanda riguardante una consulenza a cui è possibile subito fornire una risposta utilizzando il mezzo di comunicazione da voi scelto. Nei singoli casi sarà necessario da parte del consulente porre ulteriori domande per una migliore comprensione e poter meglio rispondere alle vostre domande o se
- si tratta di una segnalazione riguardante eventuali pratiche scorrette, manchevolezze o possibili miglioramenti per cui sono necessarie ulteriori verifiche. Il consulente dovrà adottare le misure del caso conformemente alla procedura prevista dall’azienda in questi casi.
In che modo siete tutelati se effettuate una segnalazione o fate una richiesta?
Lo scambio di informazioni mediante il sistema di segnalazione avviene interamente in forma criptata. È da escludere che i non addetti possano prendere visione del contenuto di tali informazioni.
Per prima cosa è possibile scegliere se rimanere anonimi o fornire i propri dati nel momento in cui viene posta una domanda o fatta una segnalazione. Qualora decidiate di restare anonimi non è possibile identificare la persona a meno che non siano i dati stessi a far risalire alla persona.
Se desiderate ricevere una risposta personale inserite nel testo della vostra richiesta i vostri dati personali come nome, numero di telefono, indirizzo e-mail e la vostra posizione in azienda. Le vostre generalità saranno accessibili all’ufficio aziendale che ha preso in carico la vostra comunicazione. Tratteremo i vostri dati personali in maniera riservata, nella misura in cui ciò sia possibile conformemente alla legge.
Come si ricevono delle risposte o delle informazioni sull’esito di una procedura non rivelando la propria identità?
Qualora intendiate ricevere una risposta a una domanda o ad una segnalazione senza svelare la vostra identità, mettete una spunta nella casella “Permettere risposte” nella maschera di inserimento. Il sistema assegnerà alla vostra richiesta un token relativo all’operazione in esecuzione. Verrà in seguito richiesto di creare una password. La risposta alla vostra richiesta o segnalazione verrà inserita nella “Cassetta delle lettere digitale” a cui potrete accedere in un secondo momento inserendo la vostra password e il token ricevuti. Qualora smarriate i dati di accesso, non sarà più possibile entrare nella “Cassetta delle lettere digitali”. In tal caso dovrete effettuare di nuovo la segnalazione.
Il consulente incaricato vi informerà dell’avvenuta verifica e del relativo esito, ove possibile. Se non metterete la spunta nella casella “Permettere risposta” non sarà possibile inviare alcuna informazione in merito.
È possibile trasmettere file o immagini unitamente a una segnalazione?
Sì, è possibile allegare file o immagini a una segnalazione o ad una richiesta.
È importante tenere presente che i file o le foto contengono normalmente dati nascosti (i cosiddetti metadati) in cui potrebbero trovarsi informazioni riguardanti l’utente che ha creato il file o riguardanti le coordinate del luogo in cui è stata scattata la foto. Qualora vogliate rimanere anonimi dovrete eliminare questi metadati. Nel caso in cui abbiate bisogno di aiuto, è possibile trovare su internet guide con facili istruzioni.
Che cosa è necessario fare se si desidera avere un incontro di persona?
Qualora desideriate fissare un incontro di persona, mettete una spunta sia sulla casella “Desidero un incontro” sia sulla casella “Permettere risposta” in modo che il consulente possa mettersi in contatto con voi per accordarsi sui dettagli dell’incontro. Vi preghiamo di descrivere brevemente nel campo di inserimento dove e in che modo è possibile incontrarvi.
Che cosa succede quando la mia domanda o la mia segnalazione si riferisce a una situazione in cui anche io non ho rispettato le regole o mi sono comportato in modo scorretto?
Qualora la vostra domanda o la vostra segnalazione porti a scoprire violazioni commesse anche da voi e a voi imputabili, tale segnalazione non vi dispenserà da eventuali conseguenze in ambito lavorativo o penali anche ne verrà tenuto conto nelle apposite sedi se, attraverso tali informazioni, è stata scoperta la violazione e sono state evitate possibili conseguenze dannose.
Le domande e le segnalazioni vengono salvate?
Sì.
Nel sistema di segnalazione, le comunicazione da voi inviate vengono salvate unitamente a una valutazione del settore aziendale interessato e all’importanza della segnalazione. Inoltre nel sistema viene eseguito anche il salvataggio della comunicazione intercorsa mediante la “Cassetta delle lettere digitale”, il contrassegno di evasione del consulente e, ove necessario, le misure adottate durante le fasi successive o conclusive della procedura di evasione.
Nella misura in cui vengano trattati dati personali, il trattamento avviene solo conformemente alle disposizioni in materia di protezione dei dati. Una trasmissione automatica dei dati memorizzati non è tecnicamente prevista e non avrà luogo.
I dipendenti coinvolti vengono informati della domanda o della segnalazione inviata?
È possibile che il mio superiore prenda visione della richiesta o che gli venga inviata la segnalazione nel caso in cui insista?
No.
Sia la prima persona a ricevere la vostra richiesta o segnalazione sia gli addetti all’ulteriore trattamento del caso all’interno dell’azienda sono tenuti alla riservatezza. Ciò significa anche che chi non è autorizzato a occuparsi dell’evasione della vostra segnalazione, richiesta o delle relative risposte non potrà prenderne visione.
È possibile che vengano effettuati ulteriori controlli a seguito della mia richiesta o della mia segnalazione?
Sì.
La società deve verificare in modo adeguato che non si sia verificata nessuna delle violazioni segnalate ed è per questo che in caso di segnalazioni vengono effettuati adeguati controlli in caso di presunte condotte scorrette ed errori o qualora siano possibili interventi migliorativi anche a seguito di eventuali richieste di consulenze. In caso contrario tali segnalazioni non avrebbero alcun seguito.
Nel caso in cui inviaste delle segnalazioni o delle comunicazioni allegando dei documenti, dovrete tener presente che ciò potrebbe portare a svelare la vostra identità.
È possibile che soggetti terzi, ad esempio un’autorità investigativa esterna prenda visione della mia richiesta o della mia segnalazione o del risultato di ulteriori verifiche?
Sì.
Nel quadro delle loro facoltà investigative, le autorità statali hanno accesso a tutte le informazioni relative all’azienda e, a fronte delle loro attività investigative o di sentenze emesse da un tribunale, possono richiedere la pubblicazione di tutta la documentazione presente in azienda in relazione ad un determinato fatto ed effettuare perquisizioni. La società può evitare perquisizioni e confische di tali documenti pubblicando la documentazione corrispondente.
Rientrano in tale documentazione anche le informazioni relative a una determinata procedura presenti nelsistema di segnalazione.