Algemene informatie voor klokkenluiders
Alle werknemers worden nadrukkelijk aangemoedigd om met hun verantwoordelijke manager of Corporate Compliance te praten als ze onduidelijkheden over de toepasselijke regels opmerken, vragen hierover hebben of merken dat iemand zich op een niet-conforme of oneerlijke manier gedraagt tijdens hun werk voor ons bedrijf of een van onze zakenpartners. Dit kan helpen voorkomen dat kleine problemen uitgroeien tot grote problemen. Vragen en meldingen aan de verantwoordelijke manager of Corporate Compliance moeten altijd openlijk worden gedaan.
Deze klokkenluidersregeling vertegenwoordigt ook de klachtenprocedure van de Duitse Supply Chain Due Diligence Act (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz; LkSG). Dit is bedoeld om mensen in staat te stellen risico's voor mensenrechten en milieu en schendingen van mensenrechten of milieuverplichtingen te melden die zijn ontstaan als gevolg van de economische activiteiten van ons bedrijf in de eigen bedrijfssector of van een directe of indirecte leverancier van ons bedrijf.
Contactpersoon
Wilt u persoonlijke contact met ons opnemen of heeft u vragen over Compliance en tips over mogelijke compliance-schendingen? Wij helpen u graag verder. Houd er rekening mee dat de vertrouwelijkheid niet volledig kan worden gegarandeerd als u rechtstreeks contact met ons opneemt.
Direct contact met Corporate Compliance – BayWa r.e. AG
Wat willen we bereiken met de klokkenluidersregeling?
We zijn voorstander van open communicatie. Het eerste aanspreekpunt hiervoor is het management. Medewerkers kunnen echter ook te allen tijde contact opnemen met Corporate Compliance met vragen of informatie.
Als de persoon die de informatie verstrekt zijn identiteit niet bekend wil maken, accepteren we ook anonieme vragen of informatie.
We onderzoeken alle meldingen en tolereren geen discriminatie van personen die informatie aan ons melden. Dit geldt ook als bij nader onderzoek blijkt dat de verstrekte informatie niet gerechtvaardigd is, tenzij dergelijke informatie opzettelijk of door grove nalatigheid onjuist is. Als u een anonieme tip geeft, is er geen technische mogelijkheid om u te identificeren, tenzij u informatie zelf toelaat om conclusies over u te trekken.
Waarvoor kunnen werknemers, leveranciers en betrokken personen in onze toeleveringsketen het klokkenluidersysteem gebruiken?
De klokkenluider kan het klokkenluidersysteem gebruiken om online een melding te doen bij het bedrijf:
- directe vragen over nalevingsrichtlijnen en -kwesties of
- geef aanwijzingen voor feiten die wijzen op mogelijke overtredingen van regels of oneerlijkheid (zoals corruptie, schending van mensenrechten of milieuwetgeving) door het bedrijf of zijn werknemers, evenals zwakke punten in het proces, niet eerder onderkende risicogebieden of mogelijkheden voor verbetering.
- Indicaties van mensenrechten- en milieurisico's en schendingen van mensenrechten of milieuverplichtingen in onze toeleveringsketen rapporteren.
Waarom kan het systeem worden gebruikt voor zowel vragen als meldingen?
Onze integriteit en het naleven van regels gaat iedereen aan. In ernstige gevallen kunnen overtredingen van de regels en oneerlijkheid het hele bedrijf of individuele banen in gevaar brengen. Daarom wordt van elke werknemer verwacht dat hij of zij zijn of haar ogen open houdt, eventuele onregelmatigheden die duiden op overtreding van de regels of oneerlijkheid aanpakt en advies vraagt als hij of zij twijfelt aan het eigen gedrag of dat van collega's.
Ons doel is om potentiële zwakke punten in een vroeg stadium te herkennen, zodat we tijdig verbeteringen kunnen aanbrengen. Hoe en in welke vorm de relevante informatie ons bereikt, is uiteindelijk irrelevant. Daarom kan een vraag ook wijzen op een behoefte aan verbetering.
Wat gebeurt er met mijn vraag of mijn tip?
Uw vraag of tip wordt eerst ontvangen door de "casemanager". Deze functie wordt uitgevoerd door Corporate Compliance en Corporate HR van BayWa r.e. AG.
De casemanager zal eerst een beoordeling maken,
- of het een adviesvraag is die onmiddellijk kan worden beantwoord en u een overeenkomstig antwoord geven via het communicatiekanaal dat u hebt gekozen. In individuele gevallen kan het nodig zijn dat de casemanager verdere vragen stelt om uw vraag goed te begrijpen en te beantwoorden.
- of het een indicatie is van mogelijk wangedrag, zwakke punten of mogelijkheden voor verbetering die verder onderzoek vereisen. De casemanager zal de gepaste verdere maatregelen nemen in overeenstemming met de procedures die hiervoor in het bedrijf voorzien zijn.
Hoe word ik beschermd als ik een tip geef of een vraag stel?
De uitwisseling van informatie via het klokkenluidersysteem vindt volledig gecodeerd plaats. Het is voor onbevoegden niet mogelijk om de inhoud te bekijken.
Ten eerste kunt u ervoor kiezen anoniem te blijven of uw contactgegevens te verstrekken wanneer u uw vraag of opmerking indient. Als u anoniem wilt blijven, is er geen manier om u te identificeren, tenzij uw gegevens ons zelf toestaan u te identificeren.
De klokkenluider valt onder de speciale beschermingsbepalingen van de Klokkenluidersbeschermingswet, op voorwaarde dat de klokkenluider op het moment van de melding redelijke gronden had om aan te nemen dat de door hem of haar gemelde informatie waar is en de informatie overtredingen betreft die onder de Klokkenluidersbeschermingswet vallen (strafbare feiten, bepaalde administratieve overtredingen), of de klokkenluider op het moment van de melding of openbaarmaking redelijke gronden had om aan te nemen dat dit het geval was.
De persoon die de informatie verstrekt, is niet beschermd als de informatie opzettelijk of door grove nalatigheid onjuiste informatie bevat (valse melding). In dit geval is de persoon die de informatie verstrekt verplicht om de geleden schade te vergoeden (Sectie 38 HinSchG).
Hoe kan ik communiceren met de casemanager of informatie ontvangen over de uitkomst van de procedure?
Als u een antwoord op uw vraag of opmerking wilt zonder uw identiteit bekend te maken, vinkt u het vakje "Vragen toestaan" aan in het invoerscherm. Het systeem kent een procesgerelateerd "token" toe aan uw vraag. U wordt ook gevraagd om een wachtwoord in te stellen. Het antwoord op uw vraag of opmerking wordt digitaal verstrekt, zodat u er toegang toe hebt met uw wachtwoord en het "procestoken". Als u deze toegangsgegevens kwijtraakt, is toegang niet meer mogelijk. In dat geval moet u een nieuwe notitie invoeren.
De casemanager zal u informeren over de verdere gang van zaken na de beoordeling, voor zover dit wettelijk mogelijk is. Als u het veld "Vragen toestaan" niet selecteert, is het niet mogelijk om u te informeren.
Heb ik ook de mogelijkheid om bestanden of afbeeldingen met een notitie in te sturen?
Ja, het is mogelijk om bestanden of afbeeldingen bij een notitie of navraag te voegen. Om veiligheidsredenen zijn echter alleen bepaalde bestandsformaten toegestaan (PDF- of afbeeldingsformaten).
Houd er rekening mee dat bestanden of afbeeldingen meestal verborgen gegevens bevatten (zogenaamde metagegevens), die informatie kunnen bevatten over de maker van het bestand of, in het geval van afbeeldingen, vaak ook de coördinaten van de locatie waar de afbeelding is genomen. Als u uw anonimiteit wilt beschermen, moet u deze metadata verwijderen. Als u hierbij hulp nodig hebt, kunt u op internet eenvoudige instructies vinden.
Krijg ik een ontvangstbevestiging?
Wat moet ik doen als ik persoonlijk wil afspreken?
Wat als mijn vraag of opmerking betrekking heeft op een situatie waarin ik zelf de regels heb overtreden of oneerlijk heb gehandeld?
Als uw vraag of tip leidt tot de ontdekking van een overtreding van regels en voorschriften en u uzelf belast, beschermt dit u niet tegen passende maatregelen volgens het arbeidsrecht of, indien van toepassing, tegen de gevolgen volgens het strafrecht. Bij de beslissing hierover kan echter rekening worden gehouden met de bijdrage die iemand heeft geleverd aan het verduidelijken van overtredingen van regels en het voorkomen van verdere risico's door zelf informatie te verstrekken.
Wordt mijn vraag of opmerking opgeslagen?
Ja.
Het klokkenluidersysteem slaat de door u verstrekte informatie op, evenals een beoordeling van het belang van de melding. Daarnaast slaat het systeem ook de communicatie met u op, de verwerkingsnotities van de casemanager en eventuele maatregelen die zijn genomen of conclusies die zijn getrokken in het verdere verloop van de verwerking.
Voor zover persoonlijke gegevens worden verwerkt, gebeurt dit uitsluitend in overeenstemming met de voorschriften inzake gegevensbescherming. Het geautomatiseerd doorsturen van de opgeslagen gegevens is technisch niet bedoeld en vindt niet plaats.
Worden betrokken medewerkers op de hoogte gesteld van mijn vraag of tip?
Kan de manager die voor mij verantwoordelijk is mijn vraag of mijn informatie bekijken als hij of zij dat wil?
Nee.
Zowel de casemanager die uw vraag of tip behandelt als de afdelingen binnen het bedrijf die betrokken zijn bij de verdere verwerking, zijn verplicht tot geheimhouding. Dit betekent ook dat niemand die niet verantwoordelijk is voor de verwerking van de vraag of tip of de resultaten van een gerelateerd onderzoek deze mag inzien.
Moet ik verwachten dat er een onderzoek wordt ingesteld naar aanleiding van mijn vraag of tip?
Ja.
Het bedrijf is verplicht om alle vermeende overtredingen op gepaste wijze te onderzoeken. Daarom worden de nodige controles uitgevoerd bij aanwijzingen van wangedrag, zwakke punten of mogelijkheden voor verbetering, en indien nodig ook bij verzoeken om advies. Anders zou uw tip niets opleveren.
Als u meer gedetailleerde informatie geeft over de feiten van de zaak of documenten bij uw kennisgeving voegt, moet u zich er dus van bewust zijn dat dit ertoe kan leiden dat uw identiteit bekend wordt.
Kunnen derden, zoals externe onderzoeksinstanties, mijn vraag of informatie of de resultaten van verder onderzoek bekijken?
Ja.
Overheidsinstanties hebben toegang tot alle informatie die beschikbaar is in het bedrijf als onderdeel van hun onderzoeksbevoegdheden. In de loop van het onderzoek kunnen ze op basis van gerechtelijke bevelen de overhandiging eisen van alle documenten die het bedrijf bezit met betrekking tot een specifiek incident en ook huiszoekingen uitvoeren.
In individuele gevallen omvat dit ook de informatie die beschikbaar is in het klokkenluiderssysteem voor een specifiek proces.
Wat is de relatie met de "externe meldpunten"?
Personen die van plan zijn om informatie te melden over een overtreding van de regels die vallen onder de klokkenluidersbeschermingswet, kunnen kiezen of ze contact opnemen met een intern meldpunt van het bedrijf (d.w.z. via dit klokkenluiderssysteem) of met een extern meldpunt. De federale overheid heeft een kantoor opgericht voor externe meldingen bij het Federal Office of Justice.
Als een intern gemelde schending niet is verholpen, kan de klokkenluider contact opnemen met een extern meldpunt.
Neem echter eerst contact op met het interne meldpunt om de verwerking van meldingen zo snel mogelijk te kunnen starten.