Système de lanceur d’alerte

Notre système de lanceur d’alerte de BayWa r.e. offre à tous les collaborateurs/trices et aux tiers externes la possibilité de signaler de manière anonyme des demandes ou des alertes d'un éventuel comportement répréhensible en rapport avec nos directives de conformité ou de RH.

Pour garantir un anonymat complet, veuillez ne pas utiliser un appareil de l'entreprise mais un terminal privé pour introduire une alerte ou une demande.

Informations générales pour la personne lanceur d’alerte

Un environnement de travail respectueux, protégé et appréciable est une priorité absolue pour BayWa r.e., car toute forme d'inconduite ou d'action illégale est inacceptable. BayWa r.e. peut prendre des contre-mesures proactives à un stade précoce en fournissant des informations appropriées sur d'éventuels comportements répréhensibles.
 

Notre système de lanceur d’alerte offre à tous les collaborateurs/trices et aux tiers externes la possibilité de signaler de manière anonyme des demandes ou des alertes d'un éventuel comportement répréhensible en rapport avec nos directives de conformité ou de RH.
 

Tout dénonciateur est fortement encouragé à contacter d'abord son supérieur, son représentant des ressources humaines ou son conseiller juridique général s'il perçoit une quelconque ambiguïté concernant les directives applicables en matière de conformité ou de RH. Même en cas de questions ou d'indices d'un comportement contraire à nos règles de la part d'un collaborateur de BayWa r.e. ou d'un partenaire commercial, il convient idéalement de rechercher d'abord un entretien personnel. Dans les cas où une conversation personnelle n'est pas envisageable, toute personne fournissant des informations est encouragée à utiliser le système lanceur d’alerte comme canal de communication anonyme.

Quel objectif voulons-nous atteindre avec le système lanceur d’alerte ?

Le système lanceur d’alerte offre la possibilité de signaler de manière anonyme tout non-respect de nos directives de conformité applicables ou tout type de traitement inégal, de harcèlement ou d'intimidation. L’alerte anonyme doit être utilisée lorsque la communication ouverte avec les superviseurs, les ressources humaines ou les agents de conformité n'est pas possible, ou lorsque l'individu ne souhaite pas révéler son identité.
 

Toutes les alertes seront examinées et aucune forme de discrimination à l'encontre de la personne qui les a données n’aura lieu ni sera tolérée. Cela s'applique également si des rapports se révèlent injustifiés après un examen plus approfondi, à moins qu'un tel rapport ne soit délibérément faux. Il n'est pas techniquement possible de vous identifier dans la mesure où les informations que vous fournissez ne permettent pas de tirer des conclusions sur votre identité.

À quoi peut servir le système lanceur d’alerte ?

Grâce au système lanceur d’alerte, vous pouvez informer BayWa r.e. en ligne de faits qui indiquent d'éventuelles violations des règles ou une malhonnêteté de la part de l'entreprise et/ou de ses employés.

Pourquoi le système peut-il être utilisé aussi bien en cas de requêtes que d’alertes ?

Notre objectif consiste à détecter à temps les problèmes afin de pouvoir mettre en place les mesures nécessaires pour améliorer la situation. Le moyen et la forme par lesquels les informations nous parviennent n’ont peu d’importance. Par conséquent, une question peut également indiquer qu’il serait nécessaire de procéder à des améliorations.

Qu’advient-il de ma requête ou de mon alerte ?

Votre demande ou votre conseil sera reçu par un responsable du dossier pour être traité. Selon la catégorie sélectionnée, cela peut être...

  • un responsable (h/f) RH de l'entreprise (par exemple pour des questions telles que la sécurité au travail, la protection de la santé, la discrimination, le harcèlement moral, le comportement des dirigeants et la conduite des employés) ou
  • un responsable (h/f) de la conformité de l'entreprise (par exemple sur des questions telles que la fraude, la protection des données, le vol et le détournement de fonds, le contrôle des exportations, etc.)


Le/la gestionnaire du dossier évaluera alors

  • s’il s’agit d’une demande de conseil à laquelle il est possible de répondre immédiatement et de vous fournir une réponse adéquate par le moyen de communication de votre choix. Dans certains cas, il peut s’avérer nécessaire que le/la gestionnaire du dossier pose des questions complémentaires afin de bien comprendre votre question et d’y répondre.
  • s’il s’agit d’une alerte sur un éventuel acte répréhensible, de faiblesses ou de possibilités d’amélioration qui nécessitent une enquête plus approfondie, le/la gestionnaire du dossier prendra des mesures supplémentaires conformes aux procédures de l’entreprise.

Comment suis-je protégé(e) lorsque je soumets une alerte ou une requête ?

L’échange d’informations via le système de lanceur d’alerte se fait entièrement sous forme chiffrée. Toute consultation du contenu par des personnes non autorisées, est exclue.

Tout d’abord, vous pouvez choisir de rester anonyme ou de fournir vos coordonnées lorsque vous soumettez votre question ou alerte. Si vous optez pour l’anonymat, il n’y a aucun moyen de vous identifier, à moins que vos informations ne vous identifient elles-mêmes.

Si vous souhaitez une réponse personnelle, veuillez indiquer dans le texte de votre requête vos coordonnées, nom, numéro de téléphone, adresse e-mail et fonction dans l’entreprise. Votre identité sera ensuite communiquée au service de traitement de l’entreprise. Nous traiterons vos coordonnées de manière confidentielle dans la mesure où cela est légalement possible.

Comment puis-je obtenir des réponses ou des informations sur l’issue de la procédure sans révéler mon identité ?

Si vous souhaitez recevoir une réponse à votre question ou alerte sans révéler votre identité, cochez la case « Autoriser une réponse » dans le masque de saisie. Le système attribuera un « jeton » en lien avec le processus de votre requête. Il vous sera également demandé de définir un mot de passe. La réponse à votre question ou alerte sera placée dans une « boîte aux lettres numérique » à laquelle vous pourrez accéder ultérieurement avec votre mot de passe et le « jeton du processus ». Si vous perdez ces identifiants, vous ne pourrez plus accéder à la boîte aux lettres. Dans ce cas, vous devez saisir une nouvelle alerte.
 

Le/la gestionnaire du dossier vous informera de la suite de la procédure après l’examen, si cela reste possible. Si vous ne cochez pas la case « Autoriser une réponse », il ne sera pas possible de vous en informer.

Ai-je également la possibilité de joindre des photos ou des fichiers à un alerte ?

Oui, vous avez la possibilité de joindre des fichiers ou des photos à une requête ou une alerte.
 

Notez que les fichiers et les photos contiennent en règle générale des données cachées (les métadonnées) contenant des informations relatives au créateur/à la créatrice du fichier ou, pour les photos, les coordonnées du lieu où la photo a été prise. Si vous souhaitez protéger votre anonymat, vous devriez effacer ces métadonnées. Si vous avez besoin d’aide, vous trouverez des instructions simples à comprendre sur Internet.

Que dois-je faire si je veux un entretien personnel ?

Si vous souhaitez un entretien personnel, veuillez cocher les cases « Entretien personnel souhaité » et « Autoriser une demande de précisions » afin que le/la gestionnaire du dossier puisse vous contacter pour coordonner les détails. Veuillez décrire brièvement dans le champ de saisie où et de quelle manière un entretien personnel vous serait envisageable avec le professionnel.

Que faire si ma question ou mon alerte concerne un fait pour lequel j’ai moi-même enfreint des règles ou agi avec malhonnêteté ?

Si votre question ou vos alertes sur la découverte d’une violation des règles qui vous est imputable devaient vous conduire à vous incriminer, cela ne vous protège pas des mesures en vertu du droit du travail ou, dans  le cas échéant, des conséquences pénales. Lors de la prise de décision, on peut toutefois tenir compte de la contribution que la personne a apportée à l’éclaircissement des violations de ces règles et également à la prévention d’autres risques par ses propres informations.

Est-ce que ma requête ou mon alerte sera conservée ?

Oui.


Le système de lanceur d’alerte enregistre les informations que vous fournissez, ainsi qu’une évaluation de la division concernée et de l’importance du signalement. En outre, le système stocke également vos communications via la « boîte aux lettres numérique », les notes relatives au traitement du gestionnaire du dossier et de toute autre  mesure prise ou conclusion tirée dans le cadre du traitement.


Dans la mesure où des données personnelles sont traitées, elles le sont uniquement dans le cadre des dispositions relatives à la protection des données. Une transmission automatisée des données stockées n’est pas prévue et n’a pas lieu sur le plan technique.

Est-ce que les collaborateurs/trices concernés/es seront informés/es de ma requête ou de mon alerte ?

Cela a lieu, d’une part, si la loi l’exige en principe et, d’autre part, pour des raisons d’équité.

Mon/ma responsable peut-il/elle avoir accès à ma requête ou mon alerte s’il/elle insiste ?

Non.

 

Les destinataires de votre requête ou de votre alerte et les départements invoqués dans le traitement du dossier sont soumis à la confidentialité. Cela sous-entend qu’aucune personne, non mandatée dans le cadre du traitement du dossier, n’est autorisée à avoir accès à la requête, à l’alerte ou aux résultats de l’enquête.

Dois-je m’attendre à faire l’objet d’une enquête à la suite de ma requête ou de mon alerte ?

Oui.

L’entreprise est tenue d´enquêter sur toutes les violations présumées, et cela, de manière appropriée. Par conséquent, s’il existe des signalements d’actes répréhensibles, de faiblesses ou de possibilités d’amélioration, y compris des demandes de conseils dans le cas échéant, les vérifications nécessaires seront effectuées. Sinon, votre alerte ne servirait à rien.
 

Par conséquent, si vous fournissez des détails supplémentaires sur le fait ou joignez des documents à votre communication, sachez que cela pourra entraîner la divulgation de votre identité.

Des tiers, voire par exemple des autorités d’enquête externes, peuvent-ils avoir accès à ma requête, à mon alerte ou au résultat d’investigations ultérieures ?

Oui.

Les autorités étatiques ont accès à toutes les informations détenues par l’entreprise dans le cadre de leurs pouvoirs d’investigation. Dans le cadre d’une procédure d’enquête, ces autorités peuvent exiger, sur la base de décisions judiciaires, la remise de tous les documents en possession de l’entreprise et relatifs à un incident spécifique. Elles peuvent également procéder à des perquisitions. L’entreprise peut éviter ce type d’ordonnances de saisie ou de perquisitions en remettant les documents les plus pertinents.


Cela inclut également les informations disponibles dans le système de lanceur d’alerte concernant un dossier particulier.

Est-ce que je reçois un accusé de réception ?

Notre système de lanceur d’alerte vous enverra immédiatement un accusé de réception dès que votre requête ou alerte parviendra au serveur.

Système de CompCor   © GKMB