Informationen für hinweisgebende Personen
Ein respektvolles, geschütztes und wertschätzendes Arbeitsumfeld hat für die BayWa r.e. oberste Priorität, denn jegliche Form von Fehlverhalten oder rechtswidrigem Handeln ist inakzeptabel. Durch entsprechende Hinweise über mögliches Fehlverhalten kann die BayWa r.e. frühzeitig proaktiv gegensteuern.
Unser Hinweisgebersystem bietet allen Mitarbeiter:innen und externen Dritten die Möglichkeit Anfragen oder Hinweise auf mögliches Fehlverhalten in Bezug auf unsere Compliance oder HR Richtlinien anonym zu melden.
Jede hinweisgebende Person ist ermutigt sich zuerst an ihre:n Vorgesetzte:n, Personalreferent:in oder Legal Counsel zu wenden, wenn sie Unklarheiten hinsichtlich der geltenden Compliance oder HR Richtlinien wahrnimmt. Auch bei diesbezüglichen Fragen oder Hinweisen über das Fehlverhalten eines BayWa r.e. Mitarbeitenden oder eines Geschäftspartners, das im Widerspruch zu unseren Regelungen steht, sollte idealerweise zunächst das persönliche Gespräch gesucht werden. In Fällen, in denen ein persönliches Gespräch keine Option ist, wird jede hinweisgebende Person ermutigt, dass Hinweisgebersystem als anonymen Kommunikationskanal zu nutzen.
Was wollen wir mit dem Hinweisgebersystem erreichen?
Das Hinweisgebersystem bietet die Möglichkeit anonym Hinweise zu geben, sollten unsere geltenden Compliance Richtlinien nicht eingehalten werden oder irgendeine Art von ungleicher Behandlung, Belästigung oder Mobbing stattfinden. Anonyme Hinweise sollten gegeben werden, wenn eine offene Kommunikation mit Vorgesetzten, der Personalabteilung oder den Compliance Beauftragten nicht möglich ist oder eine Person ihre Identität nicht preisgeben möchte.
Allen Hinweisen wird nachgegangen und es wird keine Form der Benachteiligung von hinweisgebenden Personen stattfinden oder geduldet werden. Dies gilt auch, wenn sich Meldungen bei näherer Betrachtung als ungerechtfertigt erweisen, es sei denn, eine solche Meldung ist absichtlich falsch erfolgt. Es ist technisch nicht möglich, Sie zu identifizieren, solange die von Ihnen gemachten Angaben keine Rückschlüsse auf Ihre Identität zulassen.
Wozu kann das Hinweisgebersystem genutzt werden?
Mit Hilfe des Hinweisgebersystems können Sie die BayWa r.e. online über Sachverhalte informieren, die auf mögliche Regelverstöße oder Unredlichkeiten durch das Unternehmen und/oder dessen Mitarbeiter:innen hinweisen.
Warum kann das System sowohl für Anfragen als auch für Hinweise genutzt werden?
Unser Ziel ist es, potentielle Schwachstellen frühzeitig zu erkennen, um rechtzeitig für Verbesserungen sorgen zu können. Auf welchem Weg und in welcher Form uns hierzu zweckdienliche Informationen erreichen, ist letztlich unerheblich. Deshalb kann auch eine Frage Verbesserungsbedarf aufzeigen.
Was geschieht mit meiner Anfrage oder meinem Hinweis?
Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis geht für die Bearbeitung bei einem Fallbetreuer oder einer Fallbetreuerin ein. Dies kann je nach ausgewählter Kategorie...
- ein:e HR Manager:in (z.B. bei Themen wie Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz, Diskriminierung, Mobbing, Führungsverhalten und Mitarbeitendenverhalten) oder
- ein:e Compliance Beauftragte:r (z.B. bei Themen wie Betrug, Datenschutz, Diebstahl und Unterschlagung, Exportkontrolle, etc.) sein.
Der Fallbetreuende wird dann beurteilen,
- ob es sich um eine Beratungsfrage handelt, die sofort beantwortet werden kann und Ihnen eine entsprechende Antwort auf dem von Ihnen gewählten Kommunikationsweg zukommen lassen. Im Einzelfall kann es erforderlich sein, dass der Fallbetreuende weitere Nachfragen stellt, um Ihre Frage richtig verstehen und beantworten zu können.
- ob es sich um einen Hinweis auf mögliches Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten handelt, der weiter untersucht werden muss. Der Fallbetreuende wird in Übereinstimmung mit den hierfür im Unternehmen vorgesehenen Verfahren die zweckdienlichen weiteren Maßnahmen veranlassen.
Wie bin ich geschützt, wenn ich einen Hinweis gebe oder eine Anfrage mache?
Der Austausch von Informationen über das Hinweisgebersystem erfolgt vollständig in verschlüsselter Form. Eine Einsichtnahme in den Inhalt durch Unbefugte ist ausgeschlossen.
Zunächst können Sie bei Ihrer Frage oder Ihrem Hinweis die Möglichkeit wählen, anonym zu bleiben oder Ihre Kontaktdaten angeben. Wenn Sie anonym bleiben wollen, besteht keine Möglichkeit, Sie zu identifizieren, sofern nicht Ihre Angaben selbst einen Rückschluss auf Sie zulassen.
Wenn Sie eine persönliche Rückantwort haben möchten, geben Sie bitte im Text Ihrer Anfrage Ihre Kontaktdetails, Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Funktion im Unternehmen an. Ihre Personalien liegen dann der bearbeitenden Stelle im Unternehmen offen. Wir werden Ihre Kontaktdaten vertraulich behandeln, sofern dies rechtlich möglich ist.
Wie kann ich Antworten oder Informationen über den Verfahrensausgang erhalten ohne meine Identität offenzulegen?
Wenn Sie eine Rückantwort auf Ihre Frage oder Hinweis wünschen, ohne Ihre Identität offenzulegen, kreuzen Sie in der Eingabemaske das Feld „Rückfragenzulassen“ an. Das System teilt Ihrer Anfrage einen vorgangsbezogenen „Token“ zu. Sie werden weiterhin aufgefordert, ein Passwort festzulegen. Die Antwort auf Ihre Frage oder Ihren Hinweis wird in einen „Digitalen Briefkasten“ eingestellt, auf den Sie später mit Ihrem Passwort und dem „Vorgangs-Token“ Zugriff haben. Sollten Sie diese Zugangsdaten verlieren, ist ein Zugriff auf den Briefkasten nicht mehr möglich. In einem solchen Fall müssen Sie einen neuen Hinweis eingeben.
Der Fallbearbeiter wird Sie nach erfolgter Überprüfung über den weiteren Verlauf informieren, sofern dies möglich ist. Wenn Sie das Feld „Rückfragen zulassen“ nicht auswählen, ist eine Information an Sie nicht möglich.
Habe ich auch die Möglichkeit, Dateien oder Bilder mit einem Hinweis zu übermitteln?
Ja, es besteht die Möglichkeit, einem Hinweis oder einer Anfrage Dateien oder Bilder beizufügen.
Beachten Sie hierbei, dass Dateien oder Bilder in der Regel verborgene Daten enthalten (sogenannte Meta-Daten), in denen Informationen über den Ersteller der Datei enthalten sein können oder bei Bildern oftmals auch die Koordinaten des Ortes, an dem das Bild gemacht wurde. Wenn Sie Ihre Anonymität schützen wollen, sollten Sie diese Meta-Daten löschen. Falls Sie hierzu Hilfe benötigen, finden Sie im Internet einfache Anleitungen dazu.
Was muss ich tun, wenn ich ein persönliches Treffen wünsche?
Wenn Sie ein persönliches Treffen wünschen, kreuzen Sie bitte das Feld „Persönliches Treffen gewünscht“ an und ebenfalls das Feld „Rückfrage zulassen“, damit der Fallbetreuende sich mit Ihnen zur Abstimmung der Einzelheiten in Verbindung setzen kann. Bitte beschreiben Sie kurz in dem Eingabefeld, wo und auf welche Weise ein persönliches Treffen mit Ihnen möglich ist.
Was ist, wenn sich meine Frage oder mein Hinweis auf einen Sachverhalt beziehen, bei dem ich selbst gegen Regeln verstoßen oder unredlich gehandelt habe?
Wenn Ihre Frage oder Ihr Hinweis zur Aufdeckung eines Regelverstoßes dazu führen sollte, dass Sie sich selbst belasten, schützt Sie das nicht vor den dann angemessenen arbeitsrechtlichen Maßnahmen oder gegebenenfalls auch strafrechtlichen Folgen. Bei der Entscheidung hierüber kann aber der Beitrag berücksichtigt werden, den jemand durch seine eigenen Informationen selbst zur Aufklärung von Regelverstößen und zur Verhinderung weiterer Risiken geleistet hat.
Wird meine Anfrage oder mein Hinweis gespeichert?
Ja.
Im Hinweisgebersystem werden die von Ihnen gemachten Mitteilungen gespeichert, ebenso wie eine Einschätzung der Bedeutung des Hinweises. Darüber hinaus erfolgt im System auch eine Speicherung der Kommunikation mit Ihnen über den „Digitalen Briefkasten“, der Bearbeitungsvermerke des Fallbetreuenden sowie der ggf. im weiteren Verlauf der Bearbeitung erfolgten Maßnahmen oder Schlussfolgerungen.
Soweit dabei personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt eine Verarbeitung nur im Rahmen der datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Eine automatisierte Weitergabe der gespeicherten Daten ist technisch nicht vorgesehen und erfolgt nicht.
Werden betroffene Mitarbeiter über meine Anfrage oder meinen Hinweis informiert?
Ja.
Dies erfolgt einerseits, sofern dies grundsätzlich rechtlich geboten ist und andererseits auch aus Gründen der Fairness.
Kann mein:e Vorgesetzte:r Einsicht in meine Anfrage oder Hinweis nehmen, wenn er/sie darauf drängt?
Nein.
Sowohl die Erstempfänger Ihrer Anfrage oder Ihres Hinweises als auch die gegebenenfalls zur weiteren Bearbeitung eingeschalteten Stellen im Unternehmen sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Dies beinhaltet auch, dass keine Person, die nicht mit der Bearbeitung beauftragt ist, in die Anfrage, den Hinweis oder diesbezügliche Rechercheergebnisse Einblick nehmen darf.
Muss ich mit Nachforschungen aufgrund meiner Anfrage oder meines Hinweises rechnen?
Ja.
Das Unternehmen ist verpflichtet, allen behaupteten Verstößen in angemessener Weise nachzugehen. Deshalb werden bei Hinweisen auf Fehlverhalten, Schwachstellen oder Verbesserungsmöglichkeiten, ggf. auch bei Beratungsanfragen, die erforderlichen Überprüfungen vorgenommen. Ansonsten würde Ihr Hinweis ins Leere gehen.
Wenn Sie nähere Angaben zum Sachverhalt machen oder Ihrer Mitteilung Dokumente beifügen, sollten Sie sich deshalb darüber bewusst sein, dass dies im Ergebnis dazu führen kann, dass Ihre Identität aufgedeckt werden kann.
Können Dritte, wie z.B. externe Ermittlungsbehörden Einsicht in meine Anfrage oder Hinweis oder in das Ergebnis weiterer Recherchen nehmen?
Ja.
Staatliche Behörden haben im Rahmen ihrer Ermittlungsbefugnisse Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Informationen. Diese können im Rahmen von Ermittlungsverfahren aufgrund richterlicher Beschlüsse die Herausgabe sämtlicher Unterlagen verlangen, die im Unternehmen zu einem bestimmten Vorfall vorhanden sind und auch Durchsuchungshandlungen vornehmen.
Hierzu gehören im Einzelfall auch die im Hinweisgebersystem zu einem bestimmten Vorgang vorhandenen Informationen.
Erhalte ich eine Eingangsbestätigung?
Unser Hinweisgebersystem übermittelt Ihnen sofort eine Eingangsbestätigung, sobald Ihre Anfrage oder Ihr Hinweis beim Server angekommen ist.